Dokumentenmanagement

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Dokumentenmanagement 2015-11-06T12:04:22+00:00

Dokumentenmanagementsysteme – kurz gesagt DMS – haben in den letzten Jahren zusehends an Bedeutung gewonnen. Aufgrund der technologischen Weiterentwicklung können heutzutage problemlos digitale Archive oder elektronische Akten geführt werden.

Interessant ist hier insbesondere die Einbindung solcher Systeme in die dazugehörigen Geschäftsprozesse, d. h. in Softwarelösungen, die einen integrierten Ansatz verfolgen und die jeweiligen Dokumente direkt im Prozess erstellen und ablegen können. Derartige Systeme sind als besonders anwenderfreundlich und intuitiv anzusehen.

Was spricht für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems?

Der schnelle und gezielte Zugriff auf Informationen, sind heutzutage wichtige Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Dokumentenmanagementsysteme führen häufig zur Senkung der Betriebskosten bzw. Steigerung der Produktivität.

Welche Merkmale bzw. Vorteile sind hier im Einzelnen zu nennen:

  • Schnellerer Informationszugriff
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Verbesserte Transparenz von Vorgängen
  • Verbesserter Kundenservice
  • Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
  • Wegfall von Verteilerkopien
  • Fehlerminimierung
  • Verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
  • Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
  • Geringerer Platzbedarf
  • Entlastung von E-Mail Systemen
  • Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Technologie, Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit, dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen