Wordvorlagen und Seriendruck 2015-09-21T15:14:03+00:00

Wordvorlagen und Seriendruck



Bevor Wordvorlagen in IS+REHA hinterlegt werden können, müssen die Word-Vorlagen-Bereiche definiert werden. Zum Customizing der Wordvorlagen-Bereiche gelangen Sie über:

Customizing > Basis > Wordvorlagen > Wordvorlagen-Bereiche

Hier werden Bereiche angelegt, für welche Wordvorlagen im System erstellt oder importiert werden.

Haben Sie den Customizing-Punkt Wordvorlagen-Bereiche ausgewählt, wird folgende Maske geöffnet:

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Hier werden tabellarisch die vorhandenen Bereiche angezeigt. Um einen neuen Bereich anzulegen, gehen Sie auf den Button seriendruck-2 und tragen die Bezeichnung und die Kodierung (numerisch) in die Eingabefelder ein:

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Über den Button seriendruck-4 wird der Bereich im System hinterlegt und in der Liste der Wordvorlagen-Bereiche angezeigt.

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Dabei wird die Kodierung automatisch vor die Bezeichnung des Bereiches gestellt. Diese Funktionalität erleichtert die Such- und die Auswahlfunktionalität bei dem Filtern nach Vorlagen eines bestimmten Bereiches. Sie haben die Möglichkeit die Zahl auf der Tastatur einzugeben und entsprechend dieser Kodierung werden die Wordvorlagen für diesen Bereich angezeigt.

Zum Bearbeiten der Bereiche muss der Button seriendruck-6 aktiviert werden, nachdem der entsprechende Datensatz markiert und grau hinterlegt wurde.

Zum Löschen markieren Sie den Bereich, den Sie entfernen möchten, betätigen dann den Button seriendruck-7. Beantworten Sie die Frage, ob Sie den ausgewählten Eintrag löschen möchten mit Ja, wird der Eintrag aus dem System entfernt.

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Das Erstellen einer Wordvorlage in IS+ basiert auf dem Microsoft-Standard und funktioniert mit den Microsoft Anwendungen Word und Excel auf der Grundlage einer Seriendruckquelle.

Zum Erstellen einer Wordvorlage wählen Sie im Menü:

Customizing > Basis > Wordvorlagen > Neue Wordvorlagen erstellen

Es wird eine Teilnehmersuche geöffnet:

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Die Suchmaske ist in dem Handbuch Band 1. Grundlagen im Kapitel 2. Suchmaske ausführlich beschrieben.

Für die Erstellung muss mindestens ein Datensatz eines Teilnehmers ausgewählt werden. Dieser Schritt ist ausschließlich notwendig um die Seriendruckfelder zusammenzustellen und damit die Datenquelle zu generieren.

Nach der Auswahl eines Teilnehmers wird der Button seriendruck-10 freigegeben. Über diesen gelangen Sie zu dem Dialog seriendruck-11 und werden aufgefordert einen Report seriendruck-12 (Tabelle mit TN Daten) auszuwählen. Der Report stellt die Datenquelle dar, aus der später die Wordvorlagen gefüllt werden. Es bietet sich an, an dieser Stelle den Report „Seriendruck.Teilnehmer.Stammdaten“ auszuwählen.

Dieser Report reagiert bei der späteren Anwendung dynamisch auf die Teilnehmerauswahl. Der Report kann sowohl für Anschreiben an Teilnehmer mit aktuellen Kursbuchungen, als auch mit vorgemerkten oder bereits beendeten Kursbuchungen verwendet werden. Die genaue Anwendung wird im Kapitel „Seriendruck“ beschrieben.

Nach der Auswahl des Reports wird der Button seriendruck-10 freigegeben. In den Dialog seriendruck-14 werden die Teilnehmerdaten des ausgewählten Teilnehmers übergeben. Aus dieser Maske heraus können Sie nun die Anwendung Word starten.

Betätigen Sie den Button seriendruck-15. Sie werden aufgefordert ein Verzeichnis für die Datenquelle anzugeben.

 

Beabsichtigen Sie eine Word-Vorlage außerhalb des IS+ Systems auf Basis einer Datenquelle aus IS+ zu erstellen, dann können Sie eine folgende Vorgehensweise wählen:

Öffnen Sie die Teilnehmersuche, suchen Sie nach mind. einem Teilnehmer, markieren den Datensatz und wählen anschließend Wordvorlage. Markieren Sie in der nachfolgenden Übersicht eine der vorhandenen Word-Vorlagen (dieser Schritt ist nur für das Erzeugen einer Datenquelle relevant). Aktivieren Sie im nächsten Schritt den Button Weiter.

In einer Übersicht werden die Daten zu dem ausgewählten Teilnehmer angezeigt. Über die rechte Maustaste wählen Sie Exportieren nach Excel. Somit haben Sie eine Datenquelle mit allen aus dem System zur Verfügung stehenden Seriendruckfeldern konfiguriert. Diese kann für die Erstellung der Word-Vorlagen genutzt werden. Die auf diese Weise erstellten Word-Vorlagen können in das System importiert werden. (Siehe Beschreibung Word-Vorlagen importieren).

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Sie bekommen einen Hinweis wo die Datenquelle abgelegt wird und dass Word gestartet wird.

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Stimmen Sie mit OK der Tabellenauswahl zu.

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Word wird nun geöffnet und die bekannten Funktionalitäten der Seriendruckschreibung von Microsoft stehen zur Verfügung. Sie können nun die Seriendruckfelder in Ihr Dokument einfügen, Bedingungsfelder festlegen usw.

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Speichern Sie das Dokument mit dem Symbol seriendruck-20 in dem vorgeschlagenem Dateiverzeichnis ab und schließen das Dokument über seriendruck-21.

Sie befinden sich wieder in der Maske seriendruck-14. Betätigen Sie den Button seriendruck-23. Es öffnet sich der Windows-Auswahl-Assistent. Bestätigen Sie die Auswahl des Dokumentes mit dem Button seriendruck-24. Im nächsten Schritt müssen Sie eine Auswahl treffen, für welchen Bereich diese Wordvorlage hinterlegt werden soll.

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Nachdem Sie den Bereich ausgewählt und mit dem Button Ok bestätigt haben, erhalten Sie einen Hinweis vom System, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Die Wordvorlage wurde erstellt und im System hinterlegt.

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Haben Sie Wordvorlagen auf Grundlage einer Seriendruckquelle aus IS+REHA erstellt oder in einer vorhandenen Vorlage die Druckfeldbezeichnungen an die Bezeichnungen von IS+REHA angepasst und außerhalb von IS+REHA abgespeichert, so haben Sie die Möglichkeit diese Wordvorlagen nach IS+ zu importieren und hier zentral zu verwalten.

Den Import einer Wordvorlage starten Sie über:

Customizing > Basis > Wordvorlagen > Neue Wordvorlagen importieren

In der ersten Übersicht erhalten Sie eine Auflistung von den bereits im System vorhandenen Wordvorlagen.

Über den Button seriendruck-2, neben dem Eingabefeld, können Sie eine Auswahl des Dateiverzeichnisses

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der zu importierenden Datei auswählen und über den Button seriendruck-24 hinzufügen.

In der Reportdefinition wählen Sie den Report aus, der für die Vorlage als Datenquelle dienen soll. Empfohlen wird der Report „Seriendruck.Teilnehmer.Stammdaten“.

Es muss allerdings beachtet werden, über welche Datenquelle die Vorlage erstellt wurde, damit bei der späteren Anwendung die Druckfeldbezeichnungen übereinstimmen. Über eine Auswahlliste wählen Sie den Bereich, für den die Wordvorlage abgelegt werden soll, aus und speichern Ihre Angaben mit dem Button seriendruck-4.

In der zentralen Teilnehmerauswahl lassen sich Teilnehmer nach diversen Kriterien ausfiltern. Innerhalb des Suchergebnisses können anschließend beliebig viele Zeilen selektiert werden.

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Möchten Sie einzelne Teilnehmer aus der Liste markieren, dann halten Sie die Strg-Taste auf der Tastatur gedrückt und wählen durch einen Mausklick die entsprechenden Teilnehmer aus.

Per Klick auf den „Wordvorlage“-Button gelangt man danach in den Katalog der vorhandenen Vorlagen.

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Nach der Auswahl der gewünschten Vorlage wird die Datenquelle aufbereitet. Im Hintergrund geschieht dies über die automatische Anbindung von Microsoft Excel. Für den Anwender sichtbar wird nun Word im Seriendruckmodus gestartet. Da es sich um die Standard-Serienbrieffunktion von Microsoft Word handelt, können jetzt noch individuelle Eingaben im Formular vorgenommen werden, die anschließend auf dem Ausdruck für alle Teilnehmer erscheinen sollen.

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Nach dem Ausdruck und Beenden von Word, fragt IS+, ob das Worddokument nun bei den Adressaten hinterlegt werden soll. Bestätigt man diese Frage, wird der eben erstellte Seriendruck automatisch bei allen vorher selektierten Teilnehmern in der Dokumentenmappe abgelegt.

Soll das Dokument in IS+ bei den Teilnehmern abgelegt werden, muss der Seriendruck in Word temporär zwischengespeichert werden. Drücken Sie daher das Diskettensymbol (Speichern), bevor Sie Word beenden. Speichern Sie das Dokument an der Stelle und unter dem Namen, wie es Ihnen nun vorgeschlagen wird, damit IS+ diese Zwischenablage später wieder automatisch löschen kann. Anschließend können Sie Word beenden. Sollte dabei noch einmal die Word-Nachfrage erscheinen, ob das Dokument gespeichert werden sollen, können Sie mit Nein antworten.

Ab der Stelle unterliegt das Dokument wieder den Eigenschaften der Dokumentenverwaltung (siehe Handbuch „Dokumentenmanagement“).

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