Dokumentenmanagement 2015-09-21T15:16:31+00:00

Dokumentenmanagement



Das Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente.

Die Dokumente für die einzelnen Teilnehmer erreichen Sie über die Reha-Akten des jeweiligen Bereiches in der Karteikarte „Dokumente“. Hier werden die Dokumente, die direkt aus der Reha-Akte des Teilnehmers erzeugt wurden hinterlegt. Des Weiteren liegen hier Dokumente, die an anderen Stellen für einen bestimmten Teilnehmer im System erstellt wurden (z.B. aus der Funktion der Serienbrieferstellung).

Abhängig von der Rechtevergabe können die Dokumente neu erstellt, bearbeitet, gelöscht oder gelesen werden.

In den folgenden Kapiteln wird das Customizing für das Dokumentenmanagement und die Funktionalität der Erstellung, Bearbeitung und Löschung der Dokumente beschrieben.

Unter dem Menüpunkt Customizing/Basis/Dokumenten-Arten können Dokumentenarten angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.

Nach Aufruf des Assistenten werden alle bestehenden Dokumentenarten aufgelistet.

Beim Bearbeiten oder bei der Neuanlage werden die Detailfelder zu den Dokumentenarten sichtbar.

Die „Klassifizierung“ bietet die Möglichkeit Dokumentenarten mit internen System-Klassifizierungen zu definieren. Diese können z.B. für gefilterte Dokumentenkarteikarten verwendet werden.

Zugriffsrechte eines Dokumentes können auch „automatisiert“ durch die Zuweisung einer Dokumentenart zugewiesen werden.

Ist die Dokumentenart nicht automatisiert („Keine Berechtigungsvorgabe“), müssen die individuellen Zugriffsrechte bei Bedarf durch den Ersteller im Moment der Dokumentenerzeugung mit dem Dokumentenstatus „Nicht öffentlich/editierbar“ zugeordnet werden.

Man kann durch die Dokumentenart aber auch Berechtigungen vorgeben. Dadurch wird es möglich, dass nach dem Import eines neuen Dokumentes in IS+ keine Berechtigungen mehr zugewiesen werden müssen bzw. können und so der Importvorgang für den Anwender vereinfacht und für das Unternehmen im Rahmen des Qualitätsmanagements geregelt wird.

Dazu muss dem neu importierten Dokument eine Dokumentenart zugewiesen werden, die als Berechtigungstyp die Typen „Ergänzungsberechtigung“ oder „Automatik-Berechtigung“ hat.

Nach der Zuweisung eines Dokumententyps mit dem Berechtigungstyp „Ergänzungsberechtigung“ ist es dem Ersteller möglich weitere Berechtigungen zuzufügen.

Zum Beispiel kann so festgelegt werden, dass der Bereich Empfang ein Dokument sehen darf. Diese Berechtigung wird über den Dokumententyp vergeben. Wenn beim Import eines neuen Dokumentes auffällt, das der Bereich Empfang das Dokument sehen soll, zusätzlich aber noch zwei weitere Mitarbeiter Zugriff haben sollen, so können diese beim Import des Dokumentes zusätzlich (siehe „Dokumenteneigenschaften/Zugriffsrechte“) hinzugefügt werden.

Nach der Zuweisung des Berechtigungstyps „Automatik-Berechtigung“ ist es nicht möglich die durch die Dokumentenart zugewiesenen Berechtigungen einzuschränken oder zu erweitern.

Dieser Berechtigungstyp ist sehr restriktiv und sollte mit Bedacht genutzt werden.

Das Feld „Zugriffszeitraum für Ersteller“ bietet die Möglichkeit, die Rechte des Erstellers zeitlich zu begrenzen.

Der Ersteller hat zunächst alle Rechte an einem Dokument. Werden zum Beispiel medizinische Dokumente der Teilnehmer eingescannt und in IS+ importiert, so kann der Mitarbeiter, der diesen Import durchführt die Dokumente sowohl sehen, als auch bearbeiten.

Falls gewünscht ist, dass diese Berechtigung beschränkt wird und nur am Tag der Erstellung besteht, so kann bei der Dokumentenart die Zahl der Tage angeben werden, nach der die Berechtigung des Mitarbeiters erlischt.

Im Feld „Berechtigung für Ersteller“ wird angegeben, welche Berechtigungen an einem neu importierten Dokument der Mitarbeiter hat, der das Dokument im System ablegt. Diese Berechtigung sollte sehr hoch eingestellt sein, da beim Import eines neuen Dokumentes sowohl die Detailfelder als auch das Dokument (z.B. bei Worddateien) bearbeitbar sein sollten.

Im nächsten Schritt des Assistenten können, unterteilt nach Funktionsbereichen, die Berechtigungen für diese Dokumentenart zugewiesen werden.

Soll z.B. der Betriebsrat auf die Dokumente der neuen Dokumentenart zugreifen dürfen, so muss unter dem Tab „Rolle/Funktion“ eine neue Berechtigung angelegt werden.

Dokumentenmanagement2

Hier kann unter der Mitarbeiterfunktion der Betriebsrat eingestellt werden. Anschließend können im zweiten Feld die Rechte zugewiesen werden (z.B. Lesen).

Nach dem Speichern erscheint die neue Zeile in der Auflistung der zugewiesenen Rechte.

Bei der Neuanlage einer Dokumentenart muss darauf geachtet werden, dass mindestens eine Berechtigung zugewiesen werden muss. Um daran zu erinnern wird eine Meldung ausgegeben und beim Versuch eine neue Dokumentenart zu speichern, wird überprüft, ob mindestens eine Berechtigung zugewiesen worden ist

Zu den Dokumenten eines Teilnehmers gelangen Sie über die Reha-Akte in der Karteikarte „Dokumente“.

In der ersten Ansicht werden tabellarisch die vorhandenen Dokumente zu dem ausgewählten Teilnehmer angezeigt.

Sind Dokumente durch Zuweisung von Rechten vor dem aktuellen Benutzer geschützt, so wird bei der Auflistung das Feld Beschreibung ausgeblendet. Weiterhin kann die Bearbeitung der Dokumente eingeschränkt werden.

Die Reha-Akten können um weitere Karteikarten ergänzt werden. Sollten Sie also die Karteikarte Dokumente vermissen und diese für den Ablauf eines reibungslosen Arbeitsprozesses benötigen, wenden Sie sich bitte an den Administrator in Ihrer Einrichtung.
Die Rechte für das Einsehen, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen von Dokumenten können ebenfalls individuell eingerichtet werden.

Zum Lesen eines Dokumentes gehen Sie in die Reha-Akte, auf die Karteikarte Dokumente, und markieren das entsprechende Dokument (Klick mit der Maus in die Datenzeile des Dokumentes). Das Dokument wird blau hinterlegt. Wählen Sie über den Button Dokument die Option „Lesen“ aus.

Das Dokument wird in der entsprechenden Anwendung geöffnet.

Zum Bearbeitungsmodus eines Dokumentes gelangen Sie über das Markieren des entsprechenden Dokumentes (Klick mit der Maus in die Datenzeile des Dokumentes). Das Dokument wird blau hinterlegt. Wählen Sie über den Button Dokument die Option „Bearbeiten“ aus.

Das Dokument wird geöffnet. Sie können nun das Dokument bearbeiten und in der jeweiligen Anwendung (Dokumentenart: Excel, Word usw.) die Änderungen speichern. Schließen Sie dann das Dokument und Sie bekommen von IS+REHA eine Information, dass die Änderungen am Dokument gespeichert wurden.

Zum Löschen markieren Sie zunächst das Dokument in der Ansicht in der Karteikarte Dokumente der Teilnehmer-Reha-Akte (Klick mit der Maus in die Datenzeile des Dokumentes). Wählen Sie über den Button Dokument die Option „Löschen“ aus.

Sie werden vom System gefragt, ob Sie das ausgewählte Dokument wirklich löschen möchten. Beantworten Sie die Frage mit „Ja“, so wird das Dokument endgültig aus der Teilnehmerakte und aus dem System entfernt.

Sperren Sie ein Dokument, weil Sie es beispielsweise verschickt haben und nun keine Änderung mehr zulassen möchten, obwohl manche Anwender berechtigt wären das Dokument zu bearbeiten. Zum Sperren markieren Sie zunächst das Dokument in der Ansicht in der Karteikarte Dokumente der Teilnehmer-Reha-Akte (Klick mit der Maus in die Datenzeile des Dokumentes). Wählen Sie über den Button Dokument die Option „Versenden“ aus.

Für die Erstellung eines neuen Dokumentes öffnen Sie die Reha-Akte eines Teilnehmers und wechseln in die Karteikarte „Dokumente“.

Über den Button seriendruck-2 bekommen Sie eine Auswahlmöglichkeit, für die Erstellung eines Word- oder eines Excel-Dokumentes. Entsprechend Ihrer Auswahl wird die Anwendung Excel oder Word gestartet.

Nach dem Sie das Dokument fertiggestellt haben, gehen Sie auf Speichern in der jeweiligen Microsoft Anwendung über das Symbol seriendruck-20
in der Menüleiste. Sie werden aufgefordert das Dokument lokal zu speichern (über einen Windows-Speichern-unter Assistenten). Speichern Sie die Datei im vorgeschlagenen Verzeichnis und schließen Sie die Anwendung (Excel oder Word). Sie wechseln hiermit wieder zur Karteikarte „Dokumente“.

Bevor Sie das Dokument über den Button seriendruck-4 in der Datenbank hinterlegen, müssen noch die Dokumenteneigenschaften (im Kapitel Dokumenteneigenschaften ausführlich beschrieben) bearbeitet und/oder vervollständigt werden. Erst nachdem alle Pflichtfelder gefüllt sind, wird der Button Speichern freigegeben und das Dokument kann in der Reha-Akte des Teilnehmers abgelegt werden.

Speichern Sie das Dokument nach der Erstellung an dem vom System vorgeschlagenen Ort unter dem vom System vorgeschlagenen Namen ab, dann wird das Dokument nur temporär zwischengespeichert und nach dem Speichern des Dokumentes in der IS+REHA Datenbank automatisch vom lokalen Speicherort entfernt.

Zum Importieren eines Dokumentes gehen Sie auf den Button .

Von Datei

Wählen Sie die Option „Von Datei“ aus. Es öffnet sich ein Windows-Dateiauswahlfenster.

Befolgen Sie hier die Bearbeitungsschritte.

Die Daten der ausgewählten Datei werden in das Fenster „Dokumenteneigenschaften“ in IS+REHA übergeben.

Die Beschreibung zu den Dokumenteneigenschaften finden Sie in diesem Kapitel unter der Überschrift „Dokumenteneigenschaften“.

Über den Button seriendruck-4 wird das Dokument in der Datenbank bei dem ausgewählten Teilnehmer hinterlegt.

Ablageort

Über den Button Importieren finden Sie eine weitere Auswahlmöglichkeit für das Importieren von Dokumenten: Ablageort.

Hinter dem Begriff „Ablageort“ verbirgt sich die Möglichkeit Orte von Akten oder Dokumenten anzugeben.

Wenn zum Beispiel die medizinische Akte eines Teilnehmers bei Sachbearbeiter X in Regal Y steht und nicht geplant ist, die Akte in IS+ zu importieren, kann durch das Anlegen des Ablageortes vermerkt werden, wo die Akte steht. Falls zu der Akte Fragen entstehen, kann im System der Standort der Akte gefunden werden und es entsteht keine unnötige Suchzeit nach der Akte. Falls Sie die IS+ Funktionalität der „Pflicht- und Solldokumente“ nutzen, kann die Import-Option „Ablageort“ ebenfalls berücksichtigt werden, um das System darüber zu informieren, dass eine bestimmte Dokumentenart beim Teilnehmer im Haus vorliegt.

Der Dateiname kann ignoriert werden, als Standard steht hier immer der Begriff „Ablageort.alo“.

Der Anzeigename ist der Begriff, der angezeigt wird. Unter der Beschreibung kann nun vermerkt werden, dass die Akte im Büro von Sachbearbeiter X in Regal Y steht.

Scannen

Hinter dem Begriff „Scannen“ verbirgt sich der Importvorgang vom Scanner. Dabei werden die Importfunktionen des Treibers des installierten Scanners genutzt, so dass die angebotenen Funktionen und das Aussehen variieren können.

Ist das Dokument eingescannt, kann durch „Speichern und Schließen“ das Dokument in die Datenbank von IS+ übernommen werden.

Die Eigenschaften zum neuen Dokument sind z.T. schon vorbelegt, können aber selbstverständlich geändert werden. Im Feld Beschreibung kann eine kurze Beschreibung gespeichert werden. Das Feld „Dokumentenart“ ist das letzte auszufüllende Pflichtfeld, es kann mit einem Wert aus der Auswahlbox gefüllt werden. Die Bedeutung der Dokumentenart ist in dem Kapitel „Dokumenteneigenschaften“ beschrieben.

Nachdem das letzte Pflichtfeld ausgefüllt ist, wird der „Speichern“-Button aktiviert und das Dokument kann in IS+ übernommen werden.

Den Export des ausgewählten Dokumentes (markieren mit einem Mausklick) starten Sie über den Button . Es öffnet sich ein Windows Ordner-Suche Fenster.

Wählen Sie hier den Pfad aus wo das Dokument abgespeichert werden soll und gehen dann auf Ok. Eine Kopie des Dokumentes wird exportiert. Die Datei kann wie eine gewöhnliche Datei versendet, bearbeitet, kopiert oder gelöscht werden, ohne dass die im IS+System gespeicherte Version beeinträchtigt wird.

Nach einem Import, Neuerstellung oder einem Scanvorgang eines Dokumentes wird das Fenster Dokumenteneigenschaften aktiviert und es müssen/können Eingaben vorgenommen werden.

Unabhängig von den oberen Funktionalitäten können Sie jederzeit die Dokumenteneigenschaften von vorhandenen Dokumenten über die Aktivierung des Buttons  ändern. Der Button wird freigegeben, sobald ein Dokument aus der Liste ausgewählt wurde.

Dateiname und Anzeigename

In die Dokumenteneigenschaften werden nach dem Import, Neuerstellung oder einem Scanvorgang der Dateiname und der Anzeigename des Dokumentes übergeben.

Der Anzeigename kann frei eingestellt werden.

Erweitern Sie die Angaben um die Dokumentenart aus der Auswahlliste.

In der Auswahlliste Dateierweiterung wählen Sie das Dateiformat aus z.B.  für ein Excel Dokument oder  für ein Word Dokument.

Im Feld Dokumentenstatus differenzieren Sie über eine Auswahlliste:

Jedes Dokument in IS+ durchläuft eine Reihe von Status. Angefangen bei „öffentlich“, „öffentlich mit Schreibschutz“, „nicht öffentlich/editierbar“, über „gesperrt/nicht editierbar“ und schließlich zu „versendet“.

Die Berechtigungen der Sachbearbeiter an einem Dokument hängen auch von seinem Status ab.
Ist ein Dokument „nicht öffentlich/editierbar“, so kann der Ersteller und diejenigen Mitarbeiter, denen Rechte zugewiesen wurden (über die Gruppen, Rollen oder Benutzer), das Dokument und ggf. die Dokumenteneigenschaften ändern.
Ist ein Dokument öffentlich, so werden eventuelle Berechtigungen, die zugewiesen worden sind, ignoriert und jeder Mitarbeiter darf das Dokument in jeder Form bearbeiten.
Wird das Dokument gesperrt, so kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden.
Der Status „versendet“ hat den gleichen Effekt, kann aber aus organisatorischen Gründen zusätzlich gesetzt werden.
Die Einstellungen, welche Dokumentenstatus den Dokumenten zugeordnet werden können und welcher Status als Vorschlagswert genommen wird können unter dem Customizing-Punkt „Customizing/Basis/Dokumenten-Zugriffsrechte“ gepflegt werden.
Mit der Einstellung „Sichtbar“ kann angegeben, ob der jeweilige Status sichtbar und somit auswählbar ist. Zugriffsrecht beschreibt lediglich den Namen des Status. „Vorgewählt“ kann bei dem Status gesetzt werden, der bei der Ablage eines Dokumentes als erstes vorgeschlagen werden soll.

Im Freitextfeld „Notiz“ können Sie eine Beschreibung für das Dokument hinterlegen. Diese Notiz kann im Gegensatz zu Einträgen im Beschreibungsfeld – unter den Dokumenteneigenschaften – von allen Anwendern gelesen und bearbeitet werden und dient somit dem erweiterten Informationsaustausch.

Freitexteinträge im Feld „Notiz“ können von allen Mitarbeitern gelesen und bearbeitet werden.

Freitexteinträge im Feld „Beschreibung“ unterliegen den selben Zugriffsrechten, wie das Dokument selbst. Sie können also ggf. nicht von allen Mitarbeitern gelesen oder bearbeitet werden.

 

IS+REHA bietet eine Option für die Dokumente Zugriffsrechte zu vergeben. Hierfür muss das Dokument zunächst in der Reha-Akte des Teilnehmers abgelegt/gespeichert werden.

Sie bekommen einen Hinweis durch das System, wenn Sie versuchen die Rechte zu vergeben, ohne das Dokument vorher gespeichert zu haben.

Markieren Sie das Dokument, für das Sie die Zugriffsrechte vergeben möchten (durch einen Mausklick wird die Datenzeile blau hinterlegt). Über den Button  erhalten Sie die folgende Auswahl  Hier können Sie differenzieren für welche User (Anwender) Gruppen/Personen die Vergabe der Zugriffsrechte vorgenommen werden soll.

Beispielhaft werden in dieser Dokumentation die Rechte für ein Dokument für einen Mitarbeiter vergeben. Diese Funktionalität kann analog auf Benutzer, auf Mitarbeiter mit bestimmten Mitarbeiterfunktionen, Ausbildungsgruppen oder auf Mitarbeiter bestimmter Bereiche übertragen und angewandt werden.

Nach der Auswahl über den Button  von  öffnet sich eine Maske, in der Sie über den Button seriendruck-2 zu den Eingabefeldern „Mitarbeiter“ und Zugriffsrechten gelangen.

Über das Symbol erweiterte-gegenstandsverwaltung-14wird auf der rechten Seite die Schnell-Suche gestartet. Hier können Sie nach dem Mitarbeiter (z.B. mit Angaben über den Suchtext) suchen und diesen über einen Doppelklick mit der Maustaste oder über den Button  (unten in der Schnellsuche) in das Eingabefeld übergeben.

Sie haben auch die Möglichkeit aus der Anwendung heraus einen neuen Mitarbeiter, falls dieser über die Schnellsuche noch nicht zur Auswahl steht, anzulegen. Dazu gehen Sie auf den Button erweiterte-gegenstandsverwaltung-15. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie die Daten für den neuen Mitarbeiter hinterlegen können. Nachdem alle Daten erfasst sind, gelangen Sie wieder in die Karteikarte und können hier nun den Mitarbeiter, wie oben beschrieben, über die Schnell-Suche auswählen und hinzufügen.

Nach dem Speichern mit dem Button „Speichern“ ist der Benutzer in der Liste der berechtigten Benutzer für dieses Dokument aufgeführt.
Im nächsten Schritt können Sie folgende Zugriffsrechte aus einer Auswahlliste vergeben.

Es können beliebig viele Personen/Mitarbeiter/Gruppen in die Liste der Zugriffsrechte aufgenommen werden.

Eine Bearbeitung der Zugriffsrechte erfolgt über den Button seriendruck-6.
Zum Löschen von Zugriffsrechten markieren Sie den entsprechenden Datensatz durch einen Mausklick (die Datensatzzeile wird blau markiert) und gehen dann auf den Button seriendruck-7. Bevor das Zugriffsrecht endgültig aus der Datenbank gelöscht wird, werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen möchten. Erst, wenn Sie diese Frage mit „Ja“ beantwortet haben, wird das Zugriffsrecht entfernt.

Unter  besteht die Möglichkeit sich alle Rechte für das markierte (blau hinterlegte) Dokument anzeigen zu lassen.
Ist ein Dokument in der Auflistung ausgewählt, so werden durch Betätigen dieses Buttons die gespeicherten Zugriffsrechte des Dokumentes aufgelistet. In dieser Auflistung werden die Rechte, die direkt zugewiesen worden sind und die Rechte, die ggf. automatisch aus der Dokumentenart entstanden sind, gelistet.
Die Rechte aus der Dokumentenart werden mit dem Zusatz „(aus Dokumentenart)“ versehen dargestellt.
Die Möglichkeit die Rechte auflisten zu lassen besteht immer, unabhängig vom Status des Dokumentes und von der dem Benutzer zugewiesenen Berechtigung.
Auf diese Art ist nur eine Auflistung der Rechte möglich, die Zuweisung oder Änderung der Rechte geschieht im Eigenschaften-Bereich nach Betätigung des Buttons „Eigenschaften ändern“.

Sie können nur in dem Fall die Dokumenteneigenschaften ändern, wenn Sie bei der Einbindung des Dokumentes mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet wurden, oder Sie selbst das Dokument erstellt haben.

Innerhalb der Kursverwaltung kann pro Kurs festgelegt werden, dass es pro Teilnehmer zu überwachende „Pflicht- bzw. Solldokumente“ gibt. Wurde bei einem Kurs ein entsprechender Eintrag hinterlegt, wird bei jedem Teilnehmer, der diesen Kurs gebucht in der Karteikarte „Pflicht-/Solldokument“ die Ablage eines solchen Dokumentes in der Dokumentenkarteikarte überwacht und entsprechend angezeigt. Die Überwachung wird über die Dokumentenart gesteuert.

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Einführung
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Neues Dokument erstellen
Dokument importieren
Dokument exportieren
Dokumenteneigenschaften
Zugriffsrechte
Pflicht- und Solldokumente