Anmeldung und Aufnahme 2015-09-21T15:09:41+00:00

Anmeldung und Aufnahme


Die Anmeldung ist eine zentrale Funktionalität der Reha-Sachbearbeitung in IS+REHA, welche für die Erfassung/Aufnahme der Teilnehmerdaten in die Datenbank/in das System genutzt wird. Nach der Erfassung der personenbezogenen Daten in der Anmeldung, stehen diese den Anwendern, abhängig von den Rechten, zur Verfügung und können im System verwaltet und weiter bearbeitet werden.

Die Buchungsnummer wird automatisch beim Öffnen der Maske vergeben. Diese kann einem Buchungsvorgang eindeutig zugeordnet werden

Um die Aufnahme für die einzelnen, in der linken Hälfte der Maske dargestellten Bewerber vorzunehmen ist folgende Vorgehensweise anzuwenden:

  • Markieren der Bewerber (Strg + Auswahl mit der Maus)

durch das Betätigen dieses Symbols werden die markierten Bewerber in das rechte Fenster übernommen

  • Nun kann der neue Status ausgewählt werden
  • In dem Assistenten wird automatisch das geplante Datum („Leistung Bis“) für die Aufnahme verwendet, von diesem können Sie abweichen, wenn Sie  aktivieren. Vorgeschlagen wird nun das aktuelle Tagesdatum, welches Sie individuell verändern können
  • der neue Status wird zugewiesen

 

Die Anmeldung ist eine zentrale Funktionalität der Reha-Sachbearbeitung in IS+REHA, welche für die Erfassung/Aufnahme der Teilnehmerdaten in die Datenbank/in das System genutzt wird. Nach der Erfassung der personenbezogenen Daten in der Anmeldung, stehen diese den Anwendern, abhängig von den Rechten, zur Verfügung und können im System verwaltet und weiter bearbeitet werden.

In IS+REHA werden drei Anmeldungsarten unterschieden:

  • Telefonische Anmeldung
  • Schriftliche Anmeldung
  • Individuelle Anmeldung

Die Telefonische Anmeldung stellt eine verkürzte Version der Erfassung der Teilnehmerdaten im Vergleich zur schriftlichen Anmeldung dar. Hier werden ausgewählte Teilnehmerdaten abgefragt und im System hinterlegt.

Die individuelle Anmeldung kann durch die flexible Anpassungsmöglichkeit, mittels Ergänzung oder Reduzierung der Abfragefelder, an den Ablaufprozess und die Strukturen Ihres Hauses angepasst werden.

Durch die Erfassung der Teilnehmerdaten in der Anmeldung gelangen diese in das System und stehen unterschiedlichen Anwendern und Bereichen zur Verfügung.

In diesem Kapitel wird die schriftliche Anmeldung ausführlich beschrieben. Die Funktionalitäten der schriftlichen Anmeldung können analog auf die anderen Anmeldungsarten übertragen werden.

Das Buchungsdatum wird beim Öffnen der Maske automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt. Über die Kalenderfunktion haben Sie die Möglichkeit das Datum anzupassen.

Zunächst ist eine Auswahl des Kurses zu treffen. Es werden auf der linken Seite alle angemeldeten Bewerber für diesen Kurs zur Auswahl angezeigt.

  • Mit diesem Symbol werden alle Bewerber für den ausgewählten Kurs in das rechte Fenster für die Aufnahme übernommen. Danach ist die gleiche Vorgehensweise wie bei der Aufnahme einzelner Bewerber anzuwenden:
  • Auswahl des neuen Status
  • Ggf. Änderung des geplanten Datums: aktivieren
  • der neue Status wird zugewiesen

An vielen Stellen finden Sie, abhängig von der Rechtevergabe, rechts neben den Eingabefeldern kleine Symbole/Buttons . Im Regelfall gelangen Sie durch einen Klick auf diese Buttons in die Bereiche, in denen die Voreinstellungen für diese Felder hinterlegt sind/werden und können dort Ergäonzungen bzw. Änderungen vornehmen.

Bevor im Bereich der Reha-Sachbearbeitung eine Anmeldung durchgeführt werden kann, müssen folgende Einstellungen im Customizing getätigt werden:

  • Status
  • Adress-Art

Unter Customizing versteht man spezielle Anpassungen, die im System ohne Programmierung kundenspezifisch vorgenommen werden können.

Geschlecht

Die Auswahl für das Geschlecht wird bei der Installation des Systems CONCERTIS-seitig hinterlegt. Änderungen können vorgenommen werden unter:
Customizing > Personen > Geschlechter

Status

Der Status eines Teilnehmers spielt modulübergreifend eine wichtige Rolle für die unterschiedlichsten Prozesse im System. So wird z.B. über den Status definiert, ob die gebuchten Leistungen abrechnungsrelevant sind oder nicht. Es wird deutlich, dass hier ein enger Zusammenhang zwischen den einzelnen Bereichen der Anmeldung/Aufnahme, der Abrechnung und weiteren gegeben ist.
Der Status kann hinterlegt werden unter:
Customizing > Reha-Sachbearbeitung > Buchungsstatus

Die Begrifflichkeiten für den Status im Customizing können der in Ihrem Haus gebräuchlichen Sprache angepasst werden. Über die interne Codierung werden diese dann im System entsprechend gesteuert. Folgende interne Codierungen sind derzeit vorgesehen:

  • Abgesagt
  • Aktiv
  • Auf Rückmeldung wartend
  • Beendet (geplant)
  • Beendet (vorzeitig)
  • Bestätigung
  • Fremdschüler
  • Gebucht
  • Reservierung
  • Rückgemeldet
  • Rückweisung
  • Schulbewerber
  • Sonstiges
  • Vormerkung
  • Wartend

Sämtliche Auswertungen und Prozesse im System werden über die interne Codierung gesteuert. Es können mehrere Stati mit derselben internen Codierung vergeben werden. Neben der Auswahl der internen Codierung muss im Customizing definiert werden, ob der entsprechende Status abrechnungsrelevant ist.

Adress-Art

IS+REHA bietet eine Möglichkeit beim Teilnehmer mehrere Adressen zu hinterlegen. Diese können unterschiedlichen Adress-Arten zugeordnet werden unter:

Customizing > Basis > Adressarten

Bei der Erfassung der Teilnehmerdaten wird automatisch eine Prüfung für die Richtigkeit der Eingaben nach dem DEÜV Verfahren, im Rahmen des elektronischen Übermittlungsverfahrens der Sozialversicherungsdaten, durchgeführt.

Der Anwender wird durch ein Ausrufezeichen und rot dargestellte Eingabefelder aufgefordert die Eingabe entsprechend den hinterlegten Eingaberegeln anzupassen.

Der Aufnahmeassistent ermöglicht eine Durchführung der Aufnahme von einem oder mehreren ausgewählten Bewerbern.

Reha-Sachbearbeitung > Neuaufnahmen > Aufnahme

Im Aufnahmeassistenten erscheinen auf der linken Seite alle Bewerber (erfasste Personen mit einer gebuchten Leistung und einem Buchungsstatus mit der internen Kodierung „Vormerkung“, „Reservierung“, „Gebucht“ oder „Bestätigung“).

Eine Eingrenzung der Bewerber kann über die Auswahl eines Kurses erreicht werden. Dazu wählen Sie in der Drop-Down-Box den gewünschten Kurs aus. Es werden nach der Auswahl nur noch die Teilnehmer angezeigt, für die der Kurs gebucht wurde. Mehrere gebuchte Leistungen (z.B. Maßnahme und Internatsunterbringung) werden separat dargestellt und müssen für die Aufnahme einzeln ausgewählt werden.

Textfelder können unterschieden werden in Pflichtfelder und optionale Felder. Pflichtfelder werden gelb dargestellt. Sobald diese Felder gefüllt sind, wird der gelbe bzw. rote Punkt  auf der jeweiligen Karteikarte grün und gibt dem Anwender somit eine Rückmeldung über den aktuellen Bearbeitungsstand.

Assistenten mit Kurzanweisungen zeigen die Position innerhalb des aktuellen Prozesses an und geben Auskunft, welche Felder noch folgen.

Zum Assistenten kann der Wechsel über Ansicht > Assistenten in der Menüleiste oder über die F8 Taste vorgenommen werden.

Es ist nicht zwingend erforderlich das Datum in TT.MM.JJJJ zu erfassen. Bei abweichender Eingabe passt das System dieses automatisch an. Bsp.: 15,7,81

Sollte ein Bewerber bereits im System erfasst sein, erfolgt eine Meldung, dass der Teilnehmer bereits vorhanden ist.

Sie können entscheiden, ob Sie

  • mit der Anmeldung fortfahren, um eine neue Person anzulegen
  • die Anmeldung abbrechen und die Akte der Person anzulegen
  • die Anmeldung abbrechen und die Akte der Person wechseln, um dort neue Daten zu erfassen.

Der Leistungsträger kann aus den bereits im System vorhandenen Personen (Personen und Institutionen) ausgewählt werden.

Das System sucht als erstes in einer Auswahl von bereits als Leistungsträger hinterlegten Institutionen/Personen (Eine Institution wird im System als Leistungsträger definiert, sobald eine Zuordnung als Leistungsträger für einen Teilnehmer hinterlegt wird.)

Manuell kann die Suche auch über alle „Personen/Institutionen“ oder „Juristische Personen“ gestartet werden. Hierzu gehen Sie auf den Button erweiterte-gegenstandsverwaltung-14. Die Schellsuche wird auf der rechten Seite eingeblendet. Nach der Auswahl kann der entsprechende Eintrag durch einen Doppelklick auf die Maustaste in das Eingabefeld übernommen werden.


Über den Button erweiterte-gegenstandsverwaltung-15 besteht die Möglichkeit einen neuen Leistungsträger anzulegen und diesen dann dem Teilnehmer zuzuordnen.

Als Leistungsträgernummer  kann die Bearbeitungsnummer (Aktenzeichen, Kundennummer, Versicherungsnummer etc.) des Teilnehmers beim Leistungsträger hinterlegt werden.

Im Feld Anmeldung wird die gebuchte Leistung (Maßnahme, Kurs) eingegeben.

In die Felder Beginn und Vor. Ende wird das, bei der Leistung hinterlegte Datum, übergeben. Dieses kann individuell für jeden Teilnehmer angepasst werden.

Durch die Eingabe der richtigen Postleitzahl, werden die Felder Ort und Bundesland automatisch gefüllt.

Jeder Adresse kann über ein Auswahlfeld eine Adress-Art zugeordnet werden.

Die Landesvorwahl wird automatisch vorgegeben. Es besteht auch hier die Möglichkeit die Rufnummern unterschiedlichen, im Customizing hinterlegten, Rufnummernarten zuzuordnen.

Mittels dieser Funktion können Sie sich eine Markierung setzen, weil Sie zu einem späteren Zeitpunkt evtl. noch einmal etwas bezüglich dieser Anmeldung nachbereiten müssen.

Die Wiedervorlage dient als Erinnerungsfunktion. Sie haben die Möglichkeit bei der Anmeldung ein Datum  für die Wiedervorlage auszuwählen, um die Anmeldedaten zu einem bestimmten Datum weiter zu bearbeiten oder zu ergänzen.
Haben Sie bei der Anmeldung die Funktion der Wiedervorlage in Anspruch genommen und ein Datum ausgewählt, dann finden Sie die Einträge, die auf „Wiedervorlage“ gesetzt wurden im Menüpunkt „Wiedervorlagen“:

Reha Sachbearbeitung > Auswertungen > Wiedervorlage

Nach dem Aufrufen des Menüpunktes „Wiedervorlagen“ wird eine Maske geöffnet, in der Sie nun den Zeitrahmen wählen können, um die Ansicht zeitlich einzugrenzen:

Mit seriendruck-13 gelangen Sie nun zu der Übersicht mit den Einträgen für die Wiedervorlage für den ausgewählten Zeitraum.

Sollte der Bewerber parallel noch an einer anderen Maßnahme/Leistung (z.B. Internatsunterbringung) teilnehmen, haben Sie über die Zusatz-Anmeldung die Möglichkeit, die Daten der Maßnahme/Leistung noch in derselben Maske zu erfassen. Sobald Sie die Checkbox Zusatz-Anmeldung 1 aktiviert haben, öffnet sich das Feld Zusatz-Anmeldung 2 usw.

Sobald alle gelben Pflichtfelder ausgefüllt sind, können Sie über den Button „Weiter“ erweiterte-gegenstandsverwaltung-32 in der Anmeldung fortfahren. Möchten Sie die Eingabe vorzeitig beenden, wird dies über das Bestätigen des Buttons „Abbrechen“ erreicht, die bereits getätigten Eingaben werden gelöscht. Nach Anklicken des Buttons „Weiter“ gelangen Sie in die Maske mit den Basisdaten des Bewerbers. Daten, die bereits in der vorherigen Maske erfasst wurden, werden automatisch übergeben.

In diesen Feldern haben Sie die Möglichkeit, die Eingabe auf die für Sie relevanten Daten zu erweitern. Über die List-Box können Sie z. B. aus allen bekannten Nationalitäten wählen.

Über die Personeneigenschaften kann eine Auswahl aus besonderen Merkmalen gewählt werden, die unter anderem für die medizinische Verpflegung für eine/n Bewerber/in und für die Zimmervergabe im Internat relevant sein könnten.

Sobald Sie einen Eintrag unter „Auswahl“ markiert haben, wird durch das Betätigen dieses Buttons der Eintrag in das Feld „Gewählt“ übergeben.

Zum Löschen eines bereits ausgewählten Eintrages in dem Feld Gewählt, markieren Sie bitte erst den gewünschten Eintrag und betätigen dann: . Im Hintergrund werden die Personeneigenschaften historisch für den Teilnehmer festgehalten. Von wann bis wann der Teilnehmer eine Personeneigenschaft zugeordnet hat/hatte können Sie über den Kalender-Button neben den Auswahlfenstern einsehen.

Sollten alle Auswahlmöglichkeiten zutreffen, können Sie durch  die gesamten Merkmale an das Feld „Gewählt“ übergeben.

Zum Löschen aller Einträge, die sich im Feld „Gewählt“ befinden, wählen Sie bitte: .

Weitere Angaben z. B. zu der Krankenkasse, zu der Bankverbindung oder Angaben zu Kindern, Schulausbildung und weitere können in den einzelnen Karteikarten hinterlegt werden. Hierzu haben Sie die Möglichkeit in die jeweilige Karteikarte „zu springen“.

Die Anordnung und die Auswahl der Karteikarten kann einrichtungs-, bereichs- oder auch anwenderspezifisch vorgenommen werden.

Die Anordnung der Karteikarten kann in der Anmeldung individuell an den Arbeitsprozess angepasst werden. Änderungswünsche besprechen Sie bitte mit dem Administrator/Projektleiter in Ihrer Einrichtung.

Sobald Sie hier alle Eingaben getätigt haben, gelangen Sie in die letzte Maske der schriftlichen Anmeldung. Hier werden alle Teilnehmerdaten in einer tabellarischen Darstellung zusammengefasst.

Die Daten aller tabellarischen Darstellungen können z. B. für Weiterverarbeitungszwecke nach Excel exportiert werden. Eine Beschreibung für diese Funktionalität finden Sie unter Grundlagen.

In der Auswertung „Neuanmeldungen“ erhalten Sie eine Übersicht aller im System vorhandenen Neuanmeldungen.

Reha-Sachbearbeitung > Auswertungen > Neuanmeldungen

Sie haben in dieser Auswertung die Möglichkeit den Zeitrahmen der Anzeige einzugrenzen.


Bitte wählen Sie aus welche Kapitel Sie gerne ausdrucken würden.
Einführung
Buchungsnummer
Aufnahme ausgewählter Bewerber
Grundlagen für die Anmeldung und Aufnahme
Anmeldungsarten
Anmeldung
Buchungsdatum
Aufnahme aller Bewerber für einen ausgewählten Kurs
Customizing
Nachname und Vorname
Aufnahme
Pflichtfelder
Eingabeassistent
Geburtsdatum
Leistungsträger
Anmeldung Leistung
Adresse
Rufnummer
Wiedervorlage
Zusatzanmeldung
Basisdaten
Auswertung – Neuanmeldungen